Los costes informáticos crecen solos: una suscripción por aquí, una licencia más por allá, un contrato de mantenimiento que se renueva cada año sin que nadie lo revise. La reducción de costes informáticos empieza por saber exactamente qué pagas, quién lo usa y para qué. Esta guía repasa las 8 partidas donde más se suele ahorrar y lo que no conviene recortar.
Paso 1: haz el inventario de todo lo que pagas
Revisa los cargos de los últimos 12 meses en el banco y en las tarjetas de empresa, no solo las facturas que llegan a contabilidad: muchas suscripciones se pagan con la tarjeta de quien las contrató.
| Herramienta | Coste anual | Usuarios pagados | Usuarios activos | Renovación | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| Ejemplo: paquete ofimático | — | 25 | 18 | Marzo | Administración |
| Ejemplo: CRM | — | 10 | 6 | Septiembre | Comercial |
Con esta tabla delante, la mitad del ahorro aparece sola. Es el mismo método del plan de reducción de costes, aplicado a la informática.
Las 8 partidas donde más se ahorra
- Licencias sin uso: personas que se fueron, usuarios que nunca entran, planes superiores a lo que se usa. Ajusta el número y el plan antes de cada renovación.
- Herramientas duplicadas: dos programas para lo mismo (videollamadas, almacenamiento, gestión de tareas) porque cada departamento eligió el suyo.
- Pago mensual frente a anual: lo que vas a usar seguro suele salir más barato en pago anual; lo que estás probando, en mensual.
- Nube sobredimensionada: servidores y espacio contratados para un pico que nunca llegó, copias antiguas que nadie necesita, entornos de pruebas encendidos.
- Telefonía e internet: líneas que ya no usa nadie, tarifas antiguas y velocidades que no hacen falta. Pide oferta a dos operadores cada dos años.
- Impresión: contratos de renting con un mínimo de copias muy por encima del consumo real.
- Mantenimiento y soporte: contratos que cubren equipos que ya no existen o servicios que nadie usa. Revisa qué incluye cada contrato y cuántas incidencias has tenido.
- Renovación de equipos: compara compra y renting según cuánto duran de verdad tus equipos, y renueva por necesidad, no por calendario.
Lo que no conviene recortar
- Copias de seguridad y ciberseguridad: un ataque o una pérdida de datos cuesta mucho más que lo que ahorras.
- Las herramientas que ahorran horas: si un programa evita trabajo manual, su coste se compara con las horas que ahorra, no con cero. Para valorarlo, usa el coste hora real de quien hace ese trabajo.
El ahorro que no sale en la factura: el tiempo
Muchas veces el mayor coste informático no es lo que pagas, sino las horas que se pierden con programas que no se hablan entre sí, datos que se copian a mano y procesos que se hacen dos veces. Automatizar esas tareas suele ahorrar más que cualquier recorte de licencias. Lo explico en reducción de costes y tiempos.
Cómo evitar que vuelvan a subir
- Una sola persona aprueba cualquier herramienta nueva.
- Un calendario con todas las renovaciones, revisado un mes antes de cada una.
- Al dar de baja a un empleado, se dan de baja también sus licencias.
¿Sabes cuánto pagas en informática al año?
Revisamos tus herramientas, contratos y procesos y te digo qué sobra, qué se puede negociar y qué tareas se pueden automatizar.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto revisar los costes informáticos?
Un repaso completo al año y una revisión de cada contrato un mes antes de su renovación, que es cuando se puede negociar o cancelar.
¿Es mejor tener servidores propios o en la nube?
Depende del tamaño, del uso y de quién lo mantiene. Para la mayoría de pymes la nube es más sencilla, pero conviene revisar cada año que lo contratado se ajusta a lo que se usa.
¿Cómo sé si una licencia se usa?
La mayoría de herramientas tienen un panel de administración con la fecha del último acceso de cada usuario. Si alguien lleva meses sin entrar, es candidato a darse de baja.
