En una asesoría, el cliente que más paga no siempre es el que más deja. Un Excel de rentabilidad por cliente cruza la cuota de cada cliente con las horas que te lleva y te dice, en euros, quién sostiene el despacho y quién lo está restando. Así se monta.
Paso 1: el coste hora del despacho
Suma el coste de personal (sueldos y Seguridad Social de empresa) y los gastos de estructura del año, y divídelo entre las horas que de verdad se dedican a clientes:
Coste hora = (Personal + Estructura) ÷ (Personas × Horas de convenio × % de horas con clientes)
Ejemplo: 210.000 € de personal y 48.000 € de estructura, 6 personas, 1.760 horas y un 60 % de horas dedicadas a clientes. Salen 6.336 horas productivas y un coste de unos 40,72 € por hora.
Paso 2: una fila por cliente
| Columna | Qué poner |
|---|---|
| Iguala mensual y extras facturados | Lo que te paga al año en total |
| Horas de contabilidad, nóminas, impuestos y consultas | Al año. Si no registras horas, una estimación honesta de cada responsable |
| Coste | Horas × coste hora |
| Margen | Ingresos − coste, en euros y en % |
Con el ejemplo anterior, un restaurante con 14 trabajadores que paga 3.600 € al año y lleva 110 horas cuesta unos 4.480 €: el despacho pierde casi 880 € al año con él. Un comercio con 2 trabajadores que paga la mitad deja 660 €.
Paso 3: clasifica la cartera
- Rentable: margen por encima del mínimo que te marques (por ejemplo, un 25 %).
- Ajustado: gana algo, pero poco. Revisa la iguala y cobra aparte los extras.
- Pierde dinero: renegocia. Si no acepta, valora dejarlo ir.
Suma lo que te cuestan los clientes que pierden dinero: suele ser una cifra que ayuda mucho a decidir.
Paso 4: igualas escalonadas
La cuota igual para todos es la mayor fuga de margen de una gestoría. La alternativa es una iguala por tramos con parámetros objetivos:
- Una cuota base que incluye un número de facturas o apuntes al mes.
- Un importe por trabajador en nómina.
- Un suplemento por cada bloque de facturas adicionales.
- Un suplemento por régimen (sociedad) y por atención prioritaria.
Con los tramos en celdas aparte, calculas la cuota de cualquier cliente en un minuto y le puedes explicar por qué paga lo que paga.
Paso 5: tarifa de servicios extra
Requerimientos, recursos, subvenciones, cambios de forma jurídica o informes para el banco no deberían ir «dentro de la iguala». Para cada uno: horas estimadas × coste hora ÷ (1 − margen) da el precio mínimo.
El método completo, con el resto de palancas, está en cómo aumentar la rentabilidad de una asesoría.
Preguntas frecuentes
¿Y si no registro horas?
Empieza con una estimación por cliente al año. No será exacta, pero ya enseña el cuadro general. Después, registra horas al menos de los clientes grandes.
¿Qué margen es razonable por cliente?
Depende de tu despacho, pero un cliente que no cubre su coste hora resta dinero aunque pague mucho. Marca un mínimo y revisa a los que estén por debajo.
¿Cada cuánto hay que revisarlo?
Una vez al año, antes de actualizar las igualas, y siempre que un cliente crezca mucho en trabajadores o facturas.
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