Plantilla Excel para calcular el coste de un trabajador (2026)

Para saber lo que te cuesta un trabajador no basta con mirar la nómina. Hay que sumar la Seguridad Social que paga la empresa y, si vendes horas, dividir entre las horas que de verdad se facturan. Una plantilla de Excel te ahorra hacer el cálculo a mano cada vez que contratas o revisas precios. Aquí tienes qué debe incluir, cómo se rellena y una versión gratis para descargar.

Qué debe calcular una plantilla de coste de trabajador

1. La Seguridad Social de empresa, según el tipo de contrato: en 2026, en torno al 32 % del sueldo bruto en un contrato indefinido de oficina.
2. El coste empresa al año, al mes y por día trabajado, que es el dato útil para valorar una contratación o una baja.
3. La base máxima de cotización: por encima de 5.101,20 € al mes, la cotización ordinaria deja de crecer.
4. El coste hora real, si tu empresa vende horas: coste empresa más su parte de la estructura, dividido entre las horas facturables, no entre las de contrato.

Los tipos de cotización que usa (2026)

Lo importante es que estos tipos estén en celdas aparte, no metidos dentro de las fórmulas. Así, si cambian, actualizas una celda y se recalcula todo.

Cómo se rellena, paso a paso

1. Sueldo bruto anual con las pagas extra incluidas (si cobra 14 pagas, suma las 14).
2. Tipo de contrato: indefinido o temporal, porque cambia el tipo de desempleo.
3. Porcentaje de accidentes de trabajo de tu actividad. Tu gestoría te lo da; si no lo tienes, usa el 1,5 % de oficina como referencia.
4. La plantilla calcula la base de cotización mensual (sueldo ÷ 12, con el tope de la base máxima), la Seguridad Social anual y el coste empresa.

Ejemplo: un sueldo de 24.000 € brutos con contrato indefinido cuesta a la empresa unos 31.716 € al año, 2.643 € al mes y unos 144 € por día trabajado (con 220 días laborables).

Lo que una hoja simple no te dice

El coste empresa es solo la primera capa. Si tu negocio vende horas, lo que decide si ganas dinero es el coste hora real, y ahí entran dos cosas que una calculadora sencilla no tiene en cuenta:

• Las horas que no se facturan: vacaciones, bajas, reuniones internas, gestión. En muchas empresas de servicios, menos del 65 % de las horas pagadas acaban facturadas.
• La estructura: alquiler, software, gestoría, seguros. Hay que repartirla entre las personas que facturan.

Con 24.000 € de sueldo, dividir entre las 1.760 horas de contrato da 13,64 € la hora. Con la Seguridad Social, la estructura y las horas facturables reales, el ejemplo de la guía sale a 32,34 €. Lo explico en cómo calcular el coste hora real de un empleado.

Errores frecuentes al hacer la plantilla

• Usar el sueldo neto en vez del bruto.
• Olvidar las pagas extra o contarlas dos veces (si usas el bruto anual, ya están incluidas).
• Escribir los porcentajes dentro de las fórmulas: al año siguiente nadie sabe dónde cambiarlos.
• Calcular el precio de tus servicios con el sueldo dividido entre las horas de contrato.

Preguntas frecuentes

¿Sirve la plantilla para cualquier convenio?

Sí para el cálculo de la Seguridad Social del régimen general, que no depende del convenio. El convenio decide el sueldo y las horas anuales, que son datos que metes tú.

¿Incluye bonificaciones o reducciones?

No. Las bonificaciones dependen de cada contratación y cambian a menudo. Si tienes una, réstala aparte o pregunta a tu gestoría el importe exacto.

¿Funciona en Google Sheets?

Sí. Sube el archivo a Google Drive y ábrelo con Hojas de cálculo de Google; las fórmulas son estándar.

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